Лекция: Обобщенная технология работы в электронной таблице
Работа в каждой электронной таблице имеет свои особенности, но можно говорить о типовой последовательности работы, представленной на рис. 8.1.
| Установка параметров страницы. Настройки с помощью меню Вид: масштаб изображения, панели инструментов. Если таблица создается в новой книге, то сохранение файла: Файл/Сохранить как... | |
| Проведение границ в пределах будущей таблицы, изменение ширины столбцов и высоты строк, объединение ячеек. Форматирование и ввод шапки таблицы | |
| Форматирование столбцов таблицы. Ввод в ячейки исходных данных и формул, копирование формул | |
| Графическое изображение результатов: построение диаграмм и графиков. Печать результатов |
Рис.8.1. Типовая последовательность работы с электронной таблицей
В приведенной последовательности выделены 4 основных этапа.
Этап 1 можно назвать подготовительным. На этом этапе выполняются почти те же действия, что в начале создания каждого документа Word (см. подраздел 7.2).
На этапе 2 формируется структура таблицы. Шапка обычно выделяется и форматируется целиком (см. Форматирование данных в подразделе 8.1).
На этапе 3 форматируются столбцы таблицы – в основном те, что должны содержать действительные числа. В столбцы вводят исходные данные, но не результаты вычислений, даже если эти результаты очевидны, как в случае, когда складываются нули. Вместо результатов вычислений в соответствующие ячейки вводят формулы, по которым должны выполняться вычисления. Тогда при изменении исходных данных автоматически изменятся результаты вычислений по формулам, все итоговые суммы и даже графические зависимости, построенные по данным таблицы. Для копирования формул применяют автозаполнение(см. подраздел 8.1). Многие виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице, проводят с использованием встроенных функций и процедур (меню Вставка/Функция…). Иногда при работе с большими электронными таблицами также требуется сортировать строки по возрастанию или убыванию значений в определенных столбцах (меню Данные/Сортировка…).
Этап 4 позволяет в графическом виде представить результаты, полученные на предыдущем этапе. При этом результаты могут быть распечатаны в табличном виде, в форме графиков и диаграмм.
Далее некоторые аспекты реализации приведенной схемы создания и использования электронных таблиц рассматриваются подробнее.