Лекция: Задание 1. Сортировка полей по возрастанию и убыванию.

Сортировка– упорядочение данных по какому-либо признаку. Для сортировки в среде баз данных предусмотрены кнопки на вкладке Главная: :

· Сортировка по возрастанию ;

· Сортировка по убыванию .

При сортировке все строки таблицы перестраиваются в указанном порядке.

Сортировка позволяет упорядочить данные любого типа: числа, текст, даты (рис 1).

Выполните следующие виды сортировки:

· сортировка списка сотрудников по фамилиям в алфавитном порядке;

· сортировка списка сотрудников по датам рождения в порядке убывания возраста;

· сортировка списка сотрудников по ключевому полю в порядке возрастания.

Рис. 1. Сортировка различных типов данных

1. Откройте таблицу Сотрудники.

2. Выделите поле сортировки Фамилиящелчком на названии поля: при этом выделяется весь столбец с заголовком.

3. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию(вкладка Главнаягруппа команд Сортировка и фильтр). Просмотрите результаты сортировки: все фамилии расположены в алфавитном порядке.

4. Проведите другие виды сортировки, указанные в задании.

Сортировку по двум и более полям можно задать, используя запрос. Сортировку указывают также при создании отчетов.

Задание 2. Поиск с использованием фильтра «по выделенному».

Поиск (фильтрация)– выбор данных, удовлетворяющих некоторому условию.Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют требованиям пользователя, осуществляется с помощью Фильтров. Условие, по которому производится поиск и отбор записей, называется Фильтр. Одним из самых простых способов отбора записей является использование Фильтра «по выделенному».Для этого:

1. Откройте таблицу данных.

2. В какой-нибудь записи выделите значение одного из полей или его часть.

3. Выполните следующие действия:

3.1. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке выбора записи должен отсутствовать значок фильтрации;

3.2. Добавьте в таблицу данные так, чтобы было несколько записей, соответствующих заданным условиям отбора. В дальнейшем вы сможете проверить, правильно ли был применен фильтр;

3.3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните внутри столбца в Режиме таблица;

3.4. На вкладке Главная в группе Сортировкаи фильтр щелкните по кнопке Выделение (Главная-Сортировкаи фильтр), а затем выберите фильтр, который хотите применить в соответствующем поле. Чтобы просмотреть все записи, надо щелкнуть по кнопке Удалить все фильтры (Главная-Сортировкаи фильтр). Среда баз данных помнит последний установленный фильтр. Фильтр можно задать также в форме или запросе, технология будет аналогична приведенной выше.

Проведите в таблице Сотрудникиотбор записей, удовлетворяющих следующим условиям:

· Фамилии сотрудников начинающиеся на букву «Б»;

· Сотрудники, родившиеся не ранее 1975г. и не позднее 1991 г;

· Сотрудники, работающие в подразделении Дирекция;

· Сотрудники, имеющие должность Менеджер;

· Менеджеры, работающие в Отделе снабжения.

1. Откройте таблицу Сотрудники. Просмотрите, есть ли в таблице записи, удовлетворяющие заданным условиям отбора.

2. Добавьте в таблицу данные так, чтобы было несколько записей, соответствующих заданным условиям отбора. В дальнейшем вы сможете проверить, правильно ли был применен фильтр.

3. Выполните фильтрацию согласно заданию. Например, если нужно отобрать всех сотрудников с Отчеством, начинающимся на «В» в соответствующей записи выделить эту букву — «Васильевич».

4. На вкладке Главная в группе Сортировкаи фильтр щелкните по кнопке Выделение (Главная-Сортировкаи фильтр), а затем выберите фильтр, который хотите применить в соответствующем поле. Чтобы просмотреть все записи, надо щелкнуть по кнопке Удалить все фильтры (Главная-Сортировкаи фильтр).

5. После каждого отбора удаляйте фильтр, чтобы вновь работать со всеми записями.

6. Чтобы отобрать всех Менеджеров, работающих в Отделе снабжения, сначала задайте фильтр, отбирающий всех сотрудников этого отдела, а затем из отобранных записей выберите только менеджеров.

Поскольку созданная база данных – учебная и в ней не очень много записей, каждый фильтр будет отбирать одну-две записи. При работе с большими базами данных, содержащими тысячи записей, необходимость применения фильтра становится очевидной.