Контрольная работа: Форматирование данных
Формат числа
Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе.
Числовые форматы позволяют изменять внешний вид чисел, включая даты и время, не изменяя внутреннее представление чисел (см. рис. 9.6).
Рис. 9.6. Примеры различных форматов числа в ячейках
Чтобы изменить числовой формат, выделяются ячейки, содержащие числа, и выбирается команда Формат – Ячейки – вкладки Число или кнопка требуемого формата (см. табл. 9.4).
Таблица 9.4
Кнопки форматирования числа
| Для отображения | Нажмите кнопку |
| Разделителей групп разрядов | Формат с разделителями |
| Символов валюты | Денежный формат |
| Процентов | Процентный формат |
| Меньшего количества знаков после запятой | Уменьшить разрядность |
| Большего количества знаков после запятой | Увеличить разрядность |
Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули (0).
Пользовательский формат
Можно создавать собственные пользовательские форматы: Формат – Ячейки – вкладка Число – Все команды – ввести нужную последовательность форматирующих символов. Примеры приведены в таблице ниже.
Пользовательский числовой формат может содержать до четырех частей (спецификаций), разделенных точками с запятой, каждая из которых определяет формат соответственно для положительных отрицательных, нулевых чисел и текста:
Положительный # ###,00_)
Отрицательный [Красный] (# ###,00)
Нулевой 0,00
Текстовый продажи @
Если формат содержит только одну часть, то она используется для вывода положительных, отрицательных и нулевых значении Если две части – то первая применяется для вывода положительных и нулевых значений, а вторая – для вывода отрицательных значений. Три части формата используются соответственно для вывода положительных, отрицательных и нулевых значений.
Используются следующие шаблоны:
Таблица 9.5
Шаблоны отображения значений
| Для отображения | Шаблон | Чтобы показать | Используется формат |
| Числа | # – выводятся только значащие числа, не-значащие нули не отображаются | 1234,59 как 1234,6 | ####,# |
| 0 (нуль) – отображаются незначащие нули | 1234,568 как 1234,57 | #,0# | |
| ? – до и после десятичной запятой вместо незна-чащих нулей отобра-жаются пробелы | 44,398 102,65 2,8 выровненными по десятичному разделителю 5,25 как5 1/4 или 5,3 как 5 3/10 | ???,??? # ???/??? | |
| Дней, месяцев и лет | AM или РМ – если применяется 12-часовая система, где «AM» или «А» указывает на время суток от полуночи до полудня, а «РМ» или «Р» указывает на время суток от полудня до полуночи. В противном случае используется 24-часовая система. Коды «м» или «мм» должны стоять непосредственно после кодов «ч» или «чч» или непосредственно перед кодом «ее», в противном случае Excel отображает месяц, а не минуты. | ||
| Проценты | % — знак процента | ||
| Представле-ния в экспонен-циальном виде | Е-, Е+ (е-, е+) – если формат содержит коды 0 (нуль) или # (знак номера) справа от кода экспоненты, Excel отображает числа в экспоненциальном формате и включает символы «Е» или «е.» Количество знаков 0 или # справа от кода соответствует количеству цифр в показателе степени. При задании кодов Е- или е- перед отрицательным показателем степени отражается знак минус. При задании кодов Е+ или е+ перед отрицательными показателями степени ставится знак минус, а перед положительными – плюс. | ||
| Добавление символов | « » (двойные кавычки) – для отображения числа и текста. Например, для отображения отрицательных сумм в виде «Дефицит -125,74р.» задается формат «Избыток» 0,00р.; «Дефицит» -0,00р… Кавычки использовать не нужно для отображения пробела и символов: $ – + /():! ^ & ' (правая и левая одинарные кавычки) ~ { } = < > \ (косая черта) – перед одиночным символом. | ||
| Включение раздела для текста | @ – например, «общие поступления для »@ | ||
| Добавление интервала | __ (подчеркивание) – для задания интервала, имеющего шири ну символа. Например, (_))– положительные числа будут расположены в одну колонку с отрицательными, заключенными в скобки. | ||
| Повторяю-щиеся символы | * – например, для заполнения дефисами пустой области ячейки справа от числа следует указать 0*- |
Код форматирования текстовых данных всегда должен быть четвертой спецификацией формата, при ее отсутствии текстовые данные не форматируются. Например, для приведенного ниже формата данные будут выглядеть так:
| Формат | Содержимое ячейки | Вид на экране |
| «Расход: »# ##0,00 ) р.; «Приход: »(# ##0,00) р.; «Не делится»; «Ошибка: » @ | 12,98 | Расход: 12,98 р. |
| -12,98 | Приход: (12,98) р. | |
| Не делится | ||
| Это не счет! | Ошибка: Это не счет |
С помощью кодов формата можно также изменять цвет выводимых на экран данных, для этого в поле Код нужно ввести название нового цвета в квадратных скобках ([Черный] [Голубой] [Розовый] [Белый] [Синий] [Зеленый] [Красный] [Желтый]) перед кодом формата, например
[Синий]# ##0 р.; -# ## р.
Задаваемый таким образом цвет имеет более высокий приоритет, чем цвет, задаваемый путем выбора кнопки «Цвет шрифта» т панели инструментов Форматирование или Формат – Ячейки – вкладка Шрифт.
Коды пользовательских форматов могут задаваться таким образом, чтобы при форматировании учитывались определенные условия. Условие состоит из оператора сравнения и значения и задается после параметра цвета. Условие представляет собой заключенный в квадратные скобки оператор сравнения и число, с которым сравнивается значение ячейки. Например, если задан формат
[Синий][>500000]# ## р.; [Красный][<0]-# ##0 р.; # ##0 р.,
то данные в ячейке с числами свыше 500000 будут выведены синим цветом, отрицательные числа – красным цветом, а все остальные – цветом по умолчанию (черным). Задав пустой формат ;;;, можно скрыть данные в ячейке.
Для удаления пользовательского формата Формат ячеек – вкладка Число – Удалить. Удалить встроенные форматы нельзя.
Форматирование таблиц
С помощью панели инструментов Форматирование можно изменить шрифт, размер символов, стиль и цвет содержимого выделенных ячеек.
Чтобы отобразить все данные ячеек без изменения размеров строк или столбцов, задайте на вкладке Выравнивание (Формат – Ячейки) размещение в ячейке нескольких строк данных. Чтобы текст уместился в ячейке, его можно изобразить в сжатом виде.
Основные параметры формата листа
К параметрам формата листа относятся: высота строк, ширина столбцов, выравнивание данных в ячейках. Кнопки выравнивания панели инструментов Форматирование служат для выравнивания текста по горизонтали. Чтобы разместить данные другим образом, например разместить заголовки столбцов под углом, выберите Формат – Ячейки – Выравнивание.
Объединение ячеек для ввода текста
При создании заголовков столбцов в пользовательских таблицах, так называемой «шапке» таблицы, часто используют прием, позволяющий отобразить текст, введенный в одну ячейку таблицы, сразу в нескольких соседних с ней ячейках. Этот прием заключается в использовании кнопки Объединить и поместить в центре, расположенной на панели инструментов Форматирование. Предварительно нужно ввести в одну ячейку текст, затем выделить объединяемые ячейки, включая ячейку с введенным текстом, затем нажать на эту кнопку. Другой способ для объединения – Формат – Ячейки – вкладка Выравнивание – флажок Объединение ячеек. Чтобы отказаться от объединения ячеек, нужно сделать активной зону объединенных ячеек и, вызвав тот же пункт меню, снять флажок Объединение ячеек.
В объединенную ячейку MS Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Для включения в объединенную ячейку всех данных диапазона скопируйте все данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона.
Использование рамок в ячейках
Если нужно поставить рамку вокруг группы ячеек, то предварительно их выделяют. Для использования рамки, выбранной в прошлый раз, нажмите кнопку Границы на панели инструментов Форматирование. Для использования другого типа рамки нажмите стрелку и выберите желаемый тип рамки.
Чтобы использовать дополнительные виды рамок, нужно вызвать Формат – Ячейки – вкладка Граница. Выбрать желаемый тип линии, а затем указать место применения выбранной рамки.
Для применения рамок к выделенным ячейкам, содержащим повернутый текст, нажмите кнопки Внешние и Внутренние в блоке Все. Рамка будет использована на границах ячеек.
Затенение фона ячеек цветом
1. Выделите ячейки, которые необходимо затенить.
2. Для использования текущего цвета нажмите кнопку Цвет заливки .
Для использования другого цвета нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, а затем выберите необходимый цвет.
Использование примечаний к ячейкам
К любой ячейке можно добавить комментарий-примечание, то есть пояснительный текст, например к цене.
Переместите курсор к ячейке, где записана цена – Вставка – Примечание (контекстное меню — Добавить примечание) – запишите фразу «Цены 2009 года». Обратите внимание, что в правом верхнем углу ячейки появилась красная точка, которая свидетельствует о наличии примечания.
Рис. 9.7. Инструмент «Формат ячеек»
Рис. 9.8. Примечание ячейки
Защита таблиц и их элементов
Защитить таблицу от изменений можно командой Сервис – Защита – Защитить лист. Попытка изменить какие-либо ячейки таблицы не удастся.
Можно установить защиту для всей таблицы, за исключением некоторых ячеек. Для этого:
• выделите незащищаемые ячейки;
• Формат ячеек – вкладка Защита – снять флажок Защищаемая ячейка;
• установить защиту листа (Сервис – Защита – Защитить лист).