Доклад: Создание и форматирование таблиц.

Существует два способа организации данных на листе: таблица и список. При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы с записями, для которых в ячейку на пересечении строки и столбца помещаются данные (рис.2.1).

Рис. 2.1. Табличный способ организации данных.

Таблицы могут иметь весьма сложную структуру с несколькими уровнями записей в строках и столбцах. При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц. Таблицы могут использоваться для более компактного размещения данных на листе, для быстрой сортировки, отбора, суммирования, графического представления в виде диаграмм или для публикации данных, содержащихся в ней.

Для таблиц так же доступны функции вставки ячейки, строки, столбца или листа доступны в меню кнопки «Вставить», которая расположена в группе «Ячейки» на вкладке «Главная».

Рис. 2.3. Меню кнопки Вставить.

Для форматирования ячеек, после их выделения, используют вкладки диалогового окна Формат ячеек, а также элементы группы Шрифтвкладки Главная, мини-панель инструментов.

Рис. 2.4. Мини-панель инструментов для форматирования.

При необходимости можно выполнить обрамление таблицы, предварительно ее выделив и нажав кнопку, для выделенного диапазона ячеек используя соответствующие вкладки, можно установить выравнивание, шрифт, границы и т.д. Ширину столбца можно изменить, перетащив его правую границу между заголовками столбцов, при этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая ширина столбца (в знаках и пикселях).

Для форматирования заголовка таблицы нужно выделить все ячейки строки с заголовком по ширине таблицы и нажать кнопку Объединить25 помещенную на вкладке Главнаяв группе Выравнивание

Рис. 2.5. Элементы группы Выравниваниена вкладке Главная.

При оформлении внешнего вида таблиц так же возможно использования автозаполнения. Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки. Для этого

-> 1.Выделите ячейку с копируемым оформлением. -> 2.Перетащите маркер автозаполнения, как это делается при обычном автозаполнении. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки. -> 3.Щелкните по кнопке Параметры автозаполнения в правом нижнем углу области заполнения и выберите команду Заполнить только форматы.

Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.). Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых удаляется оформление.

В группе Редактированиевкладки Главнаящелкните по кнопке Очиститьи выберите команду Очистить форматы.

Рис.2.6. Элементы группы Редактированиевкладки Главная.

Для выполнения необходимых расчетов в таблицах используют формулы, которые можно вводить с использованием клавиатуры и мыши при работе в любой вкладке Excel. С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.

Порядок действий при вводе формул:

->1. Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу. ->2. Введите = (знак равенства). ->3. Выделите мышью ячейку, являющуюся аргументом формулы. ->4. Введите знак оператора. ->5. Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы. ->6. При необходимости продолжайте ввод знаков операторов и выделение ячеек. ->7. Подтвердите ввод формулы в ячейку: нажмите клавишу Enterили Tabили кнопку Ввод(галочка) в строке формул.

Замечание. С помощью символа абсолютной адресации $ можно варьировать способ адресации ячеек. Например, $А8 означает, что при переносе формулы будет меняться только адресация строки, а при обозначении А$8 – только адресация столбца (например =I3/ $I$8).

Условное форматирование– это выделение ячеек с важной информацией и нестандартных значений, а также улучшение восприятия данных с помощью гистограмм, шкалы цветов и наборов значков, применяемых согласно некоторым условиям. С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно,…). Для этого:

->1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. ->2. Щелкните по кнопке Условное форматированиегруппы Стиливкладки Главная, в галерее выберите команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выберите условие (рис. 2.7.)

Рис. 2.7. Выбор правила выделения значений.

->3. Настройте параметры условия и выберите способ выделения.

Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а при выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.), а также выбрать способ выделения.

С помощью условного форматирования можно выделить крайние (максимальные или минимальные) значения: -> 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек. -> 2. Щелкните по кнопке Условное форматированиегруппы Стиливкладки Главная, в галерее выберите команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выберите принцип отбора. -> 3. Настройте параметры отбора и выберите способ выделения.